| Bekanntlich wurde mit dem Haushaltsgesetz 2018 die allgemeine Pflicht der elektronischen Fakturierung mit 01. Jänner 2019 eingeführt. Für folgende Geschäftsvorfälle ist jedoch bereits ab 01. Juli 2018 die elektronische Rechnung verpflichtend vorgesehen:
– Verkauf von Treibstoff – Leistungen von Subunternehmen an das Hauptunternehmen bei öffentlichen Aufträgen. Zudem wird die Treibstoffkarte mit 01. Juli 2018 abgeschafft und alle Einkäufe von Treibstoff müssen bargeldlos erfolgen (Bancomat, Kreditkarte usw.) damit sie vom Unternehmergewinn abgezogen werden können. Kurz vorab: Gestern, am 27. Juni 2018, hat der Ministerrat den Aufschub der Bestimmung zur elektronischen Rechnung bzw. die Einführung eines doppelten Systems bis zum 31. Dezember 2018 beschlossen. Mit diesem doppelten System kann der Einkauf von Treibstoff sowohl mit der elektronische Rechnung als auch mit der Treibstoffkarte dokumentiert werden. Der Aufschub gilt jedoch nicht für die ab 1. Juli 2018 vorgesehene Pflicht zur elektronischen Rechnung für die Subunternehmen. Die Bezahlung des Treibstoffes muss jedoch bereits ab 01. Juli 2018 bargeldlos erfolgen. |
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| Überblick der Neuerungen ab 01. Juli 2018 |
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| Die elektronische Rechnung | |||||||||||||
| Was ist die elektronische Rechnung? | Sehr wichtig ist zunächst zu verstehen, dass eine einfache Bilddatei (JPEG), eine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung keine elektronischen Rechnungen sind.
Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, damit ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist (Eu-Richtlinie 2014/55/EU Art. 1). Die Rechnungen können in Zukunft nicht mehr von Hand oder mit Word geschrieben, ausgedruckt und zum Steuerberater gebracht werden. Sie müssen über eine eigene Software erstellt und über die SDI-Plattform übermittelt werden, welcher sie dann an den Kunden weiterleitet. Somit ist es in Zukunft nicht mehr notwendig die Rechnung in Papierformat aufzubewahren. |
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| Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung zu erstellen bzw. entgegenzunehmen? | Von der elektronischen Rechnungstellung sind bis auf wenige Ausnahmen alle in Italien ansässigen Unternehmen und Freiberufler, unabhängig von der Größe und der Rechtsform betroffen. Auch betroffen sind die nichtansässigen Steuerpflichtigen mit einer direkten Registrierung in Italien. Die Fakturierung an Privatpersonen muss auch elektronisch erfolgen. Befreit sind hingegen die Kleinunternehmer (Pauschalsystem lt. Gesetz 190/2014 und Kleinunternehmen lt. Gesetzesdekret Nr. 98/2011) sowie die befreiten Kleinlandwirte mit einem Umsatz bis zu 7.000 Euro. Die Rechnungsstellung gegenüber nichtansässigen Unternehmen kann wie bisher erfolgen, allerdings muss dann aber eine monatliche Meldung über die erhaltenen/ausgestellten Rechnungen an die Agentur der Einnahmen versandt werden. | ||||||||||||
| Welche Produkte müssen ab 01. Juli 2018 mittels elektronischer Rechnung fakturiert werden? | Von der elektronischen Rechnung ist ab 01. Juli 2018 nur der Treibstoff (Benzin und Diesel) für die Kraftfahrzeuge, einschließlich LKWs und Lieferwagen betroffen. Auch der Treibstoff für die landwirtschaftlichen Traktoren (Diesel und Benzin – UMA) müssen mit der elektronischen Rechnung belegt werden.
Flüssiggas und der Treibstoff für Baumaschinen und Werkzeuge sind hingegen vorerst ausgeschlossen. Die Daten des Fahrzeuges wie Kennzeichen, Automarke, Modell usw. sind nicht verpflichtend in der elektronischen Rechnung anzuführen. Der Steuerpflichtige kann den Rechnungssteller aber um die Angabe der Zusatzinformationen in der Rechnung ersuchen, damit intern die Zuweisung der Kosten leichter wird. Das Kennzeichen muss im Abschnitt “AltriDatiGestionali” des files der elektronischen Rechnung angegeben werden. Werden neben dem Treibstoffverkauf zusätzliche Leistungen erbracht (wie z.B. eine Autowäsche oder kleine Reparaturen) und dabei eine einzige zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden, so muss diese Rechnung zwingend elektronisch übermittelt werden. |
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| Wie kann die elektronische Rechnung erstellt und an den Kunden übermittelt werden? | Die Rechnungen können in Zukunft nicht mehr mittels Email (im PDF-Format) oder Post versendet werden. Die elektronischen Rechnungen müssen zunächst an eine eigene Plattform (SDI – servizio di intersambio) der Agentur der Einnahmen übermittelt werden, welche die Rechnungen an den Empfänger weiterleitet. Die Rechnungen, welche außerhalb der SDI-Plattform an den Kunden zugestellt werden (z.B. per Email oder per Post), gelten nicht mehr als Originale und können weder gebucht noch kann die MwSt. abgezogen werden.
Um die Zustellung der Rechnung über die SDI-Plattform zu gewährleisten, muss der Rechnungsempfänger seinem Lieferanten (z.B. der Tankstelle) die Zustelladresse mitteilen. Dies kann entweder sein: – die Pec-Adresse (jene vom Unternehmen, eine eigens dafür eingerichtete PEC-Adresse oder die PEC- des Steuerberaters); – ein Empfängercode (ein 7-stelliger Zahlencode), welcher es erlaubt, die elektronischen Rechnungen über die Kanäle SDI-Coop oder SDI/FTP zu empfangen. Für jene Kunden, für welche wir die Buchhaltung führen, kann dem Lieferanten zunächst die PEC-Adresse mitgeteilt werden. Ab Herbst 2018 kann der Empfängercode mitgeteilt werden, den wir von unserem Softwareanbieter erhalten. Die Rechnungen werden dann über unser System auf einer von uns bereitgestellten Internet-Plattform zur Verfügung gestellt. Dort ist es möglich die elektronischen Rechnungen zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Jene Kunden, welche die Buchhaltung über eine eigene Software selbst führen, müssen sich von dem jeweiligen Softwareanbieter den Empfängerkode geben lassen. Als Übergangslösung bietet sich vom 01. Juli bis zum 31. Dezember 2018 an: Während dieser Zeit ist es sinnvoll dem Lieferanten (d.h. der Tankstelle) die PEC-Adresse mitzuteilen, damit dieser die elektronische Rechnung zustellen kann. |
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| Wie kann ich die elektronische Rechnung vom Treibstoffkauf ab 01. Juli erhalten? | Die elektronischen Rechnungen müssen über die SDI-Plattform zugestellt werden. Eine Rechnung in Papier- oder in PDF-Format, welche über Email zugschickt wurde, ist lediglich eine Kopie der Originalrechnung und erlaubt keinen MwSt.-Abzug.
Die elektronische Rechnung für den Treibstoff kann zunächst über die PEC-Adresse (die eigene oder unsere) zugestellt werden. Die Rechnung muss dann auf dem jeweiligen Computer abgespeichert, kontrolliert und bezahlt werden. Am Ende eines Monats muss die Rechnung uns für die Verbuchung mittels Email übermittelt werden (sofern wir die Buchhaltung führen). Ein weitere Möglichkeit (um Zeit zu gewinnen) ist die Benzintankungen mittels einer Tankkarte vorzunehmen (Netting-Verfahren). Es gibt hier unterschiedliche Karten (z.B. Multicard Eni), mit welchen die Benzintankungen am Ende eines Monats in einer elektronischen Rechnung zusammengefasst werden. |
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| Ausblick | Die Zeit bis zum 31. Dezember 2018 sollte nun genutzt werden, um die elektronische Fakturierung ab 01. Jänner 2019 umsetzen zu können. Auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ab 01. Jänner 2019 als nicht realistisch erscheint, gibt es mit Sicherheit kein Zurück zur Papierrechnung. Die elektronische Fakturierung sollte deshalb als Chance gesehen werden, um die internen Prozesse zu überdenken und um Kosten einzusparen. In den nächsten Monaten werden wir Ihnen behilflich sein, um für Ihr Unternehmen die geeignete Lösung hinsichtlich der elektronischen Fakturierung zu finden.
Auf dem Markt gibt es bereits unzählige Möglichkeiten (auch Gratis-Tools) die elektronischen Verkaufsrechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Auch von der Agentur der Einnahmen werden verschiedene Gratis-Hilfsmittel dafür bereitgestellt. Es ist wichtig jede Entscheidung bzgl. der elektronischen Fakturierung mit uns abzusprechen, da die Systeme alle integriert und automatisch laufen müssen, um den größten Vorteil erzielen zu können. Beispielsweise ist es nicht sinnvoll ein Gratis-Softwaretool zu verwenden, wenn man dann die Rechnungen händisch in unser Buchhaltungsprogramm eingeben/importieren muss. |
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| Bezahlung der Löhne ab 01. Juli 2018 | |||||||||||||
| Keine Barzahlung von Löhnen und Gehältern ab 01. Juli 2018 | Ab 1. Juli 2018 dürfen Gehälter an Arbeitnehmer und Vergütungen an freie Mitarbeiter nicht mehr in bar, sondern ausschließlich mittels Banküberweisung, Bankscheck oder andere rückverfolgbare Zahlungsmittel ausbezahlt werden. (siehe auch unser Rundschreiben Nr. 01/2018, nachzulesen auf www.munter.bz.it) Die Nichtbefolgung wird mit einer Verwaltungsstrafe im Ausmaß von 1.000 bis zu 5.000 Euro geahndet. Ausgenommen davon sind folgende Bereiche:
– die öffentlichen Verwaltung (dort gilt bereits die Pflicht zur Überweisung), – die Mitarbeiter im privaten Haushalt („colf“, „badanti“ und Babysitter) sowie – die gelegentlichen Vertragsverhältnisse (Honorarnote/Quittung für gelegentlich ausgeübte freiberufliche Tätigkeiten sowie Studienbörsen/Vergütung für Praktika). Es ist zu erwarten, dass auch die Vorauszahlungen für die Spesen im Außendienst davon betroffen sind. Damit der Mitarbeiter für einen Außendienst (z.B. Essen und Übernachtung) nicht sein eigenes Geld vorstrecken muss, bekommt er vom Arbeitgeber meistens eine bestimmte Geldsumme in bar zur Verfügung gestellt. Der Mitarbeiter muss nach dem Außendienst die entsprechenden Belege beim Arbeitgeber abliefern. In Zukunft wird der Mitarbeiter seine eigene Bankomat-Karte oder die Firmen-Bankomat-Karte für die Bezahlung der Spesen verwenden müssen. |
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| Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! | |||||||||||||
| Hier geht es zur PDF-Version dieses Textes: R03-2018 |