Regime forfettario: MwSt. bei EU-Geschäften

Datum: 21. September 2026

Das italienische Pauschalsystem (regime forfettario) bietet Unternehmen und Freiberuflern zahlreiche steuerliche Vereinfachungen. So wird grundsätzlich keine MwSt. auf Ausgangsrechnungen berechnet und ausgewiesen. Zudem bestehen weitreichende Erleichterungen bei der Buchführung sowie bei den periodischen MwSt.-Abrechnungen und der MwSt.-Jahreserklärung.

Doch gerade bei Geschäftsbeziehungen mit dem EU-Ausland gelten wichtige Ausnahmen.

Wer als pauschalbesteuerter Unternehmer oder Freiberufler Waren oder Dienstleistungen aus anderen EU-Mitgliedstaaten erwirbt, kann zur Abfuhr italienischer MwSt. im Reverse-Charge-Verfahren verpflichtet sein. In diesen Fällen muss die geschuldete MwSt. selbst berechnet und abgeführt werden und kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Hinzu kommt, dass die Finanzverwaltung heute über verschiedene Datenquellen verfügt, die miteinander abgeglichen werden können. Insbesondere können VIES-Daten und elektronisch übermittelte Rechnungs- bzw. Integrationsdaten für Kontrollzwecke miteinander abgeglichen werden. Dadurch können Abweichungen zwischen den von ausländischen Geschäftspartnern gemeldeten innergemeinschaftlichen Geschäftsvorgängen und den vom italienischen Erwerber elektronisch übermittelten Daten leichter erkannt werden.

Für den italienischen Steuerpflichtigen bedeutet dies: Eine ausländische Rechnung darf bei einem steuerpflichtigen Geschäft nicht lediglich verbucht und bezahlt werden. Soweit die italienische Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren geschuldet ist, muss der Geschäftsvorgang auch ordnungsgemäß elektronisch über das Sistema di Interscambio (SdI) integriert bzw. gemeldet werden. Erfolgt die erforderliche Integration nicht, kann dies dazu führen, dass die geschuldete italienische MwSt. nicht ordnungsgemäß erfasst und abgeführt wird.

Diese Pflichten werden in der Praxis häufig übersehen und können zu nachträglichen MwSt.-Zahlungen, Zinsen und gegebenenfalls Sanktionen führen. Im Folgenden zeigen wir, auf welche Regelungen Sie bei Einkäufen und Dienstleistungen aus dem EU-Ausland achten sollten.

Wann wird bei EU-Wareneinkäufen italienische MwSt. fällig?

Für den Einkauf von Gütern und Waren, die aus einem anderen EU-Mitgliedstaat stammen, gilt für Pauschalbesteuerte eine besondere Regelung:

•  Wareneinkäufe bis 10.000 €: Bleibt der Gesamtwert der innergemeinschaftlichen Warenerwerbe im Kalenderjahr unter der Schwelle von 10.000 €, liegt grundsätzlich kein innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Der EU-Lieferant stellt die Rechnung hierbei mit der Mehrwertsteuer seines Landes aus. Eine Eintragung in das VIES-Verzeichnis ist in diesem Fall grundsätzlich nicht erforderlich.

Für Wareneinkäufe unterhalb dieser Schwelle besteht jedoch ein Wahlrecht: Der Steuerpflichtige kann freiwillig für die Besteuerung der innergemeinschaftlichen Erwerbe in Italien optieren. In diesem Fall ist der Erwerb in Italien der italienischen Mehrwertsteuer zu unterwerfen, wobei die entsprechende italienische MwSt. vom Erwerber zu berechnen und abzuführen ist.

• Überschreiten der 10.000 €-Schwelle: Wird die Schwelle im laufenden Jahr überschritten, unterliegen die innergemeinschaftlichen Erwerbe grundsätzlich der italienischen MwSt. Der pauschalbesteuerte Steuerpflichtige muss die italienische MwSt. selbst berechnen und abführen.

Ist der oben beschriebene Geschäftsvorgang in Italien mehrwertsteuerpflichtig, sind die entsprechenden Rechnungsdaten gemäß den gesetzlichen Vorgaben elektronisch über das Sistema di Interscambio (SDI) zu übermitteln.

Hierfür sind insbesondere folgende Dokumenttypen relevant:

• TD17 – Dienstleistungen aus dem Ausland: Dieser Dokumenttyp wird für die elektronische Integration bei entsprechenden aus dem Ausland bezogenen Dienstleistungen verwendet.
• TD18 – Innergemeinschaftliche Warenerwerbe: Dieser Dokumenttyp wird für die elektronische Integration von Rechnungen über innergemeinschaftliche Warenerwerbe verwendet.

Die entsprechenden elektronischen Dokumente sind innerhalb des 15. Tages des auf den Rechnungserhalt folgenden Monats über das SDI zu übermitteln.

EU-Geschäfte im Pauschalsystem

Das VIES-Verzeichnis  ist das EU-System zur Überprüfung der MwSt.-Identifikationsnummern von Unternehmen, die am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnehmen.

Für Pauschalbesteuerte ist der Zeitpunkt der VIES-Eintragung wichtig:

• Innergemeinschaftlichen Wareneinkäufen: Wird die 10.000 €-Schwelle überschritten, muss die Eintragung in das VIES-Verzeichnis vor Durchführung des Erwerbs erfolgt sein.
• Dienstleistungen EU: Hier gibt es keine 10.000-Euro-Schwelle. Die VIES-Eintragung ist daher bereits vor dem ersten Dienstleistungsbezug erforderlich. Dies kann beispielsweise Google Ads, Meta Ads, Beratungsleistungen oder andere Dienstleistungen von EU-Anbietern betreffen.

Wichtig: Ein häufiger Fehler besteht darin, die VIES-Eintragung erst dann vorzunehmen, wenn bereits eine Rechnung aus dem EU-Ausland vorliegt. Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen sollte daher bereits vor der ersten Bestellung geprüft werden, ob eine VIES-Eintragung und die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens erforderlich sind.

Sofortige MwSt.-Pflicht

Bezieht ein Pauschalbesteuerter Softwarelizenzen, Online-Werbung, Cloud-Dienste oder Beratungsleistungen von einem Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat, greift im B2B-Bereich grundsätzlich die Regelung des Art. 7-ter DPR 633/1972.

Anders als bei innergemeinschaftlichen Wareneinkäufen gibt es beim Bezug von Dienstleistungen aus dem EU-Ausland keine 10.000-Euro-Freigrenze.

Das bedeutet: Die Erwerbsbesteuerung erfolgt nach dem Reverse-Charge-Verfahren und dieses ist bereits ab dem ersten Umsatz anzuwenden. Der Pauschalbesteuerte muss die italienische MwSt. selbst berechnen und abführen. Ein Vorsteuerabzug ist grundsätzlich nicht möglich.

Gerade bei regelmäßig genutzten Online-Diensten sollte daher geprüft werden, ob eine italienische MwSt.-Pflicht im Reverse-Charge-Verfahren besteht.

Zusätzliche Meldepflichten beachten

Neben der umsatzsteuerlichen Behandlung und der elektronischen Übermittlung über das Sistema di Interscambio (SdI) können bei innergemeinschaftlichen Geschäften zusätzlich Intrastat-Meldepflichten bestehen.

Die Intrastat-Meldungen dienen der statistischen Erfassung des Waren- und Dienstleistungsverkehrs zwischen Italien und den anderen EU-Mitgliedstaaten. Ob eine Meldung erforderlich ist, hängt insbesondere von der Art des Geschäftsvorgangs und dem Umfang der innergemeinschaftlichen Umsätze bzw. Erwerbe ab.

Bei regelmäßigen oder umfangreicheren innergemeinschaftlichen Wareneinkäufen oder Dienstleistungsbezügen sollte daher zusätzlich geprüft werden, ob eine Intrastat-Meldung erforderlich ist und welche Meldefrist gilt.

Wichtig: Die Intrastat-Meldung ist von der elektronischen Integration der Rechnung über das Sistema di Interscambio zu unterscheiden. Die Erfüllung der SdI-Pflicht ersetzt eine gegebenenfalls bestehende Intrastat-Meldepflicht nicht.

Die italienische MwSt. muss tatsächlich bezahlt werden

Ein wichtiger Unterschied zum normalen MwSt.-System: Pauschalbesteuerte haben kein Recht auf Vorsteuerabzug. Wird daher bei einer ausländischen Rechnung das Reverse-Charge-Verfahren angewendet, muss die berechnete italienische MwSt. tatsächlich an die italienische Finanzverwaltung abgeführt werden.

Die Reverse-Charge-MwSt. stellt damit für den Steuerpflichtigen eine zusätzliche steuerliche Belastung dar.

Die Zahlung erfolgt dabei nicht unmittelbar am Tag des Rechnungserhalts. Die geschuldete MwSt. wird im Rahmen der vorgesehenen vierteljährlichen Zahlungsfristen über den Zahlungsvordruck F24 an das Finanzamt abgeführt.

Praxisbeispiel: Bezieht ein pauschalbesteuerter Freiberufler eine relevante Dienstleistung aus dem EU-Ausland für 1.000 €, sind bei einem MwSt.-Satz von 22 % grundsätzlich 220 € italienische MwSt. zu berechnen und abzuführen. Da kein Vorsteuerabzug möglich ist, verbleiben die 220 € als tatsächliche steuerliche Belastung.

Checkliste

Um MwSt.-Nachzahlungen und Mahnschreiben zu vermeiden, sollten insbesondere folgende Punkte regelmäßig überprüft werden:

• Abonnements und Dienstleistungen von EU-Anbietern: Prüfen Sie Verträge und laufende Abonnements mit Anbietern mit Sitz im EU-Ausland. Bei relevanten Dienstleistungen kann die MwSt.-Pflicht bereits ab dem ersten Euro bestehen.
• VIES-Eintragung: Kontrollieren Sie Ihren VIES-Status vor dem Bezug innergemeinschaftlicher Dienstleistungen und innergemeinschaftlichen Wareneinkäufen.
• Jahresvolumen der EU-Wareneinkäufe: Erfassen Sie die Wareneinkäufe aus dem EU-Ausland und überprüfen Sie, ob die maßgebliche 10.000 €-Schwelle erreicht oder überschritten wird.
• Inländische Reverse-Charge-Rechnungen: Prüfen Sie auch Rechnungen für Leistungen, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren im Inland zur Anwendung kommt. In diesen Fällen kann eine entsprechende Integration der Rechnung erforderlich sein.

Fazit

Das Regime forfettario bringt für Unternehmen und Freiberufler erhebliche Vereinfachungen im Bereich der Mehrwertsteuer. Dazu gehören insbesondere die fehlende Ausweisung der MwSt. auf eigenen Rechnungen sowie weitreichende Befreiungen von den regulären MwSt.-Pflichten.

Bei Geschäftsbeziehungen mit dem EU-Ausland gelten jedoch wichtige Ausnahmen. Bei bestimmten innergemeinschaftlichen Wareneinkäufen ist die 10.000-Euro-Schwelle zu beachten. Für innergemeinschaftlich bezogene Dienstleistungen gilt dagegen grundsätzlich keine entsprechende Freigrenze: Hier kann die Erwerbsbesteuerung bereits ab dem ersten relevanten Umsatz greifen.

Für Pauschalbesteuerte lohnt es sich daher, EU-Wareneinkäufe und Dienstleistungen aus dem Ausland laufend zu überprüfen und insbesondere die VIES-Eintragung, die korrekte Rechnungsergänzung sowie die fristgerechte Zahlung der geschuldeten MwSt.

Sie beziehen Waren oder Dienstleistungen von ausländischen Anbietern?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung, ob die VIES-Eintragung erforderlich ist, welche umsatzsteuerliche Behandlung zur Anwendung kommt und ob Reverse Charge, die elektronische Rechnungsergänzung sowie die damit verbundenen Melde- und Zahlungspflichten korrekt abgewickelt werden.

Mit freundlichen Grüßen,

Munter Christoph